SRM –Корпоративная информационная система (или её модуль), предназначенная для автоматизации SRM-стратегии компании, в частности, для повышения уровня управления и оптимизации закупочной деятельности, улучшения обслуживания клиентов компании путём выбора и правильной работы с поставщиками, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов.
1.3 Сокращения и обозначения
ИС – Информационная система
2 Назначение и цели системы
2.1 Назначение
Платформа для эффективной организации, поиска и управления IT-контрагентами.
2.2 Цели системы
Поиск контрагентов
Система рейтинга
Мониторинг прогрессов управление освоенным объемом в реальном времени
Инструменты планирования и контроля бюджетом
оптимизация расходов минимизация рисков в цепочке поставок
3 Функциональные характеристики
3.1 Регистрация и авторизация
3.1.1 Регистрация пользователя
Регистрация пользователя
Процесс регистрации ИТ-менеджера и менеджера по закупкам осуществляется только администратором. Для этого необходимо авторизоваться в системе с помощью учётной записи администратора (логин и пароль будут предоставлены после установки продукта на сервер).
После авторизации администратор по умолчанию будет перенаправлен в раздел «Список пользователей». В этом разделе администратор может добавить новых пользователей с помощью кнопки «+Добавить пользователя».
Порядок действий будет таким:
1. Авторизация за Администратора 2. Кнопка «+Добавить пользователя».
3.1 Выбор роли «ИТ-менеджер» или «Менеджер Закупок». 4.1 Ввод ФИО, электронной почты, номера телефона. 5.1 Кнопка «Отправить доступы».
После чего на указанную электронную почту приходит письмо с доступами (логин и пароль).
Регистрация Ресурсного менеджера осуществляется 2 способами:
Так же, как и регистрация ИТ-менеджера и Менеджера закупок, через Администратора.
Через специальную форму регистрации, которую Администратор отправляет пользователю.
Через администратора порядок действий следующий:
Авторизация за Администратора
Кнопка «+Добавить пользователя»
3. Выбор роли «Ресурсный менеджер». 4. Ввод ФИО, электронная почта, мобильный номер телефона. 5. Выбор организационно-правовой формы: «ИП» или «ООО». 6. Ввод реквизитов компании:
Полного наименования компании
Сокращенного наименования компании
ИНН, ОГРН ИП, ОКПО, ОКВЭД, номер телефона компании.
7. Ввод юридического адреса компании:
Индекс, страна, город/населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира/офис.
8. Если юридический адрес компании совпадает с фактическим, то следует нажать кнопку «Юридический адрес совпадает с фактическим». Если адреса различаются, необходимо ввести данные, как указано в пункте 7. 9. Ввод реквизитов банка:
Полное наименование банка, БИК, Корреспондентский счет, Расчетный счет.
10. Ввод данных по договору:
Номер договора, дата начала, дата окончания.
11. Кнопка «Отправить доступы».
После чего на указанную электронную почту приходит письмо с доступами (логин и пароль).
Через специальную форму регистрация происходит самим пользователем, который регистрируется как Ресурсный Менеджер, порядок действий следующий:
1. Администратор направляет пользователю ссылку на форму регистрации. 2. Пользователь переходит по ссылке. 3. Вводить данные:
ФИО
Электронная почта
Мобильный номер телефона
Организационно-правовая форма
Сокращенное наименование компании
Загружает документы.
4. Кнопка «Отправить запрос на регистрацию».
После этого в разделе «Запросы на регистрацию» администратор увидит уведомление о новом запросе. Чтобы ознакомиться с деталями запроса, администратор может нажать на кнопку «Открыть».
Далее он может либо принять запрос, нажав на кнопку «Принять». Это подтвердит регистрацию нового ресурсного менеджера в системе, и на указанный адрес электронной почты пользователя придёт письмо с логином и паролем для входа.
Также администратор может отклонить запрос, нажав на кнопку «Отклонить». В этом случае он должен указать причину отказа и отправить запрос, нажав на кнопку «Отправить». После этого на указанный адрес электронной почты пользователя придёт письмо с информацией о причине отказа в регистрации нового ресурсного менеджера.
3.1.2 Авторизация пользователя
Для входа в систему «Ants» нужно сначала авторизоваться. Чтобы это сделать, нужно ввести корректный логин и пароль на главной странице системы. После успешной авторизации пользователь попадает в свой личный кабинет. Если логин или пароль были введены неверно, появится сообщение об ошибке.
3.1.3 Забыли пароль
Если пользователь забыл пароль, он может сбросить его и ввести новый. Для этого нужно перейти на страницу «Сбросить пароль».
Там нужно указать электронную почту, которую вы использовали при регистрации, а затем нажать кнопку «Сбросить пароль». После этого вам отправят письмо со ссылкой на форму для сброса пароля.
Перейдите по ссылке из письма на страницу «Сбросить пароль» и введите данные для нового пароля. После этого сохраните изменения, нажав кнопку «Обновить пароль».
3.1.4 Выход из системы
Чтобы выйти из системы, необходимо нажать на изображение профиля пользователя, которое находится в правом верхнем углу страницы. Откроется всплывающее окно с двумя кнопками: «Выйти» и «Настройка профиля». Для ресурсного менеджера также доступна кнопка «Настройка компании». При нажатии на кнопку «Выйти» произойдёт выход из системы.
Кроме того, выход из системы произойдёт автоматически, если администратор заблокирует учётную запись пользователя.
4. Администратор
Роль администратора на проекте заключается в контроле доступа, редактировании данных пользователей и управлении компетенциями: их добавлении, редактировании и удалении.
4.1 Меню
В системе для каждой роли предусмотрено «Меню» с разделами и подразделами. Количество и названия разделов различаются в зависимости от роли.
Меню располагается в левой части сайта. Чтобы увидеть его полностью, нужно кликнуть по иконке «Меню». Если же вам необходимо лишь ненадолго увидеть меню, просто наведите курсор мыши на левую часть страницы.
У Администратора “Меню” содержит следующие разделы и подразделы:
Пользователи
- Список пользователей
- Запросы на регистрацию
Компании
Реестр документов
Справочник компетенций
4.2 Пользователи:
4.2.1 Список пользователей
После входа в учётную запись администратора по умолчанию открывается подраздел «Список пользователей», где можно увидеть активных пользователей.
Пользователи системы могут иметь два статуса:
Активные — это зарегистрированные пользователи, которые имеют доступ к системе. Пользователь считается зарегистрированным, если администратор самостоятельно зарегистрировал его или принял запрос на регистрацию от пользователя.
Заблокированные — этот статус присваивается пользователям, которые перешли из статуса «Зарегистрированные» в статус «Заблокированные». Заблокированные пользователи не имеют доступа к системе.
Пользователи представлены в виде таблицы. У таблицы есть вкладки, соответствующие статусам пользователей. Переключать эти вкладки можно с помощью кнопок «Активные» и «Заблокированные».
Основной функционал данного раздела:
4.2.1.1 Добавление новых пользователей
Добавление новых пользователей осуществляется с помощью кнопки «Добавить новых пользователей», о которой подробнее рассказано в разделе «Регистрация», пункт 3.1.1.
4.2.1.2 Редактирование данных пользователей
Это можно сделать с помощью кнопки «Редактировать», которая появляется, когда вы нажимаете на три точки в столбце «Действия» в строке пользователя, данные которого нужно изменить.
После открытия карточки пользователя вы сможете изменить нужные вам данные. Для этого просто нажмите на соответствующее поле. Когда вы закончите вносить изменения, чтобы сохранить их, нажмите кнопку «Сохранить». Если же вы передумали, вы можете нажать кнопку «Отмена», «Х» или просто нажать вне области карточки пользователя.
4.2.1.2 Блокировка пользователей
Блокировка осуществляется с помощью кнопки «Заблокировать», которая появляется при нажатии на «три точки» в столбце «Действия» в строке пользователя, которого нужно заблокировать.
После блокировки пользователь переходит из раздела «Активные» в раздел «Заблокированные». Он также выходит из системы, и при попытке входа появляется сообщение об ошибке с текстом: «Ваш аккаунт заблокирован, обратитесь к администратору сайта».
4.2.1.3 Разблокировка пользователей
Пользователи, которых вы заблокировали, отображаются во вкладке «Заблокированные».
Чтобы разблокировать пользователя, перейдите во вкладку «Заблокированные». и нажмите на кнопку «Разблокировать». Она появляется, когда вы нажимаете на три точки в столбце «Действия» в строке пользователя, которого нужно заблокировать
После снятия блокировки пользователь будет перемещён из вкладки «Заблокированные» во вкладку «Активные», и он сможет снова войти в систему.
4.2.1.4 Открыть карточку пользователя
У заблокированных пользователей вместо кнопки «Редактировать» во вкладке «Заблокированные» есть кнопка «Открыть». Нажав на неё, администратор получает доступ к карточке пользователя, где содержится информация о нём.
4.2.1.5 Просмотр списка пользователей в таблице.
По умолчанию в таблице список пользователей отсортирован по дате регистрации: от недавно зарегистрированных к тем, кто зарегистрировался раньше. В таблице пользователей представлены следующие столбцы:
Фамилия Имя Отчество, а также аватар пользователя (фото профиля)
Электронная почта
Компания (для Ресурсных Менеджеров)
Дата регистрации
Роль
Действия (в этом столбце отображаются кнопки взаимодействия с пользователями)
Для каждого столбца, кроме столбца «Действия», вы можете изменить порядок сортировки. Для этого наведите курсор мыши на нужный столбец и кликните по появившейся стрелке.
Для удобства отображения есть возможность выбрать, сколько записей будет отображаться: 10, 25, 50 или 100.
Чтобы перейти к другой странице, используйте кнопки «Предыдущая» и «Следующая», а также номера страниц.
Поиск пользователя.
Происходит при помощи ввода в строку поиска, рядом с которой находится значок «Лупа». После ввода символов поиск осуществляется по всем столбцам из таблицы пользователей.
Фильтр списка пользователей:
К списку пользователей в таблице можно применять как 1 из 2-х фильтров, так и 2 одновременно, для того чтобы сбросить фильтры необходимо кликнуть кнопку “Сбросить фильтры”.
“По компании”
Происходит с помощью строки с фильтром «Фильтровать по компании». Если нажать на эту строку, появится выпадающий список со всеми зарегистрированными в системе компаниями.
“По роли”
Происходит с помощью строки с фильтром «Фильтровать по роли». Если нажать на эту строку, появится выпадающий список со всеми ролями в системе.
“Сбросить Фильтры”
Кнопка при помощи которой сбрасываются все примененные фильтры.
4.2.2. Запросы на регистрацию
В этом разделе Администратор может увидеть все запросы, отправленные «Ресурсными Менеджерами» после того, как они зарегистрировались самостоятельно, заполнив отдельную форму.
Запросам на регистрацию можно присвоить один из двух статусов:
«Новый» — это статус по умолчанию для всех новых запросов (ещё не принятых и не отклонённых);
«Отклонено» — такой статус получают запросы, которые были отклонены администратором.
Если запрос на регистрацию одобрен, то пользователь, который его отправил, перемещается из раздела «Запросы на регистрацию» во вкладку «Активные» в разделе «Список пользователей».
Если же запрос на регистрацию отклоняется, то пользователь остаётся в разделе «Запросы на регистрацию», и его статусу присваивается значение «Отклонено».
Основной функционал данного раздела:
4.2.2.1 Принятие запросов на регистрацию
После того как «Ресурсный менеджер» проходит самостоятельную регистрацию, он отправляет запрос «Администратору».
«Администратор» видит новый запрос в подразделе «Заявки на регистрацию». Он нажимает на кнопку «Открыть», которая появляется после нажатия на три точки в столбце «Действия», и перед ним открывается карточка запроса. В этой карточке можно посмотреть прикреплённые документы (а также загрузить их на своё устройство для просмотра), после чего подтвердить запрос, нажав на кнопку «Принять».
После подтверждения запроса пользователь считается зарегистрированным в системе и перемещается из подраздела «Заявки на регистрацию» во вкладку «Активные» в подразделе «Список пользователей».
4.2.2.2 Отклонение запроса на регистрациюю
После того как «Ресурсный менеджер» регистрируется в системе, он отправляет запрос администратору.
Администратор видит новый запрос в подразделе «Запросы на регистрацию». Он может открыть запрос, нажав на кнопку «Открыть», которая появляется при нажатии на три точки в столбце «Действия». В открывшейся карточке запроса можно просмотреть прикреплённые документы (или загрузить их на своё устройство для просмотра).
Если администратор не согласен с запросом, он может отклонить его, нажав на кнопку «Отклонить». После этого открывается окно для ввода причины отказа. Администратор указывает причину и подтверждает отклонение запроса.
После этого на электронную почту, указанную при регистрации, пользователю приходит письмо с указанием причины отклонения запроса.
4.2.2.3 Просмотр списка пользователей в таблице
Функционал и взаимодействия со списком пользователей будут похожи на те, что доступны при просмотре списка пользователей в разделе «Список пользователей». Но есть и некоторые отличия:
вместо столбца «Роли» появится столбец «Статус», в котором будет отображаться статус запроса.
в столбце «Действия» будет отображаться только одна кнопка — «Открыть».
вместо фильтра по ролям будет фильтр по статусу. При выборе этого фильтра будет отображаться список с вариантами «Новый» или «Отклонено».
4.3 Компании
В этом разделе представлена информация обо всех компаниях, зарегистрированных «Ресурсными менеджерами».
Основной функционал данного раздела:
4.3.2. Открытие карточки компании с последующим редактированием данных
Чтобы открыть карточку компании, нужно нажать на три точки в столбце “Действия” в строке интересующей вас компании. В появившемся окне выберите кнопку «Открыть».
В открывшейся карточке компании пользователь может увидеть всю необходимую информацию, выбрав нужный раздел: «Реквизиты компании», «Реквизиты банка» или «Договор». Кроме того, пользователь может изменить некоторые данные.
Если пользователь только ознакомился с информацией и не вносил никаких изменений, чтобы закрыть карточку компании, ему нужно нажать на кнопку «Х» или «Отмена». Также можно закрыть карточку, кликнув в любом месте за её пределами.
Чтобы сохранить внесённые изменения, нажмите кнопку «Сохранить». Если вы не хотите сохранять изменения, воспользуйтесь кнопками «Х» или «Отмена». Также можно просто щёлкнуть в любом месте экрана за пределами карточки компании.
4.3.3. Переход к документам компании
Чтобы перейти к документам компании, нужно в строке с её названием в столбце «Действия» нажать на три точки. Затем в открывшемся окне выберите опцию «Перейти к документам».
4.3.4. Просмотр списка компаний в таблице
По умолчанию таблица с компаниями отсортирована по времени регистрации: от новых к старым. В таблице есть следующие столбцы:
Компания (Название компании);
Номер договора;
Дата начала (договора);
Дата окончания (договора);
Действия (содержит кнопки «Открыть» и «Перейти к реестру документов компании»).
Для каждого столбца, кроме «Действия», вы можете изменить порядок сортировки. Для этого наведите указатель мыши на нужный столбец и нажмите на появившуюся стрелку.
Для удобства отображения есть возможность выбрать, сколько записей будет отображаться: 10, 25, 50 или 100.
Чтобы перейти к другой странице, используйте кнопки «Предыдущая» и «Следующая», а также номера страниц.
Поиск компании осуществляется путём ввода названия в строку поиска. После ввода символов поиск выполняется по всем столбцам таблицы пользователей.
4.4 Реестр документов
В данном разделе содержится информация о всех документах компании “Ресурсных менеджеров”. Документы загружаются в этот раздел и в конкретную компанию при следующих сценариях:
Во время самостоятельной регистрации “Ресурсного менеджера”, пользователь прикрепляет до 10 документов.
Во время формирования заявки на ресурсы T&M, автоматически генерируется документ.
Во время формирования заявки на ресурсы Fix Price, “ИТ менеджер” прикрепляет документ.
Во время отклика на запрос T&M, “Ресурсный менеджер” прикрепляет резюме.
Во время отклика на запрос Fix Price, “Ресурсный менеджер” прикрепляет документ (коммерческое предложение).
Основной функционал данного раздела:
4.4.1. Просмотр списка документов
Для выбора компании необходимо в левой части раздела кликнуть на интересующую компанию.
После того как вы выберете интересующую вас компанию, в правой части раздела будут отображены все имеющиеся у неё документы.
Отображение документов можно настроить, выбрав один из двух вариантов:
Карточки
Таблица
Чтобы просмотреть документ, выполните следующие действия:
В режиме отображения “Карточки”, кликните на любой документ 2 раза.
В режиме «Таблица» нужно нажать на три точки в столбце «Действия» и выбрать в открывшемся меню пункт «Открыть».
Чтобы найти компанию,выберите “Поиск по названию” и введите её название в поле поиска.
Поиск по ИДЕНТИФИКАТОРУ (на рассмотрении) так как идентификатор присваивается в базе данных и больше нигде не отображается.
Список компаний можно отобразить по 10, 25, 50 или 100 записей.
Количество выводимых записей о компаниях можно настроить на 10, 25, 50 или 100.
В списке документов можно выбрать количество отображаемых записей и переключать страницы. Это доступно в разных режимах отображения: «Таблица» и «Карточки».
4.5. Справочник компетенций
В этом разделе представлены всевозможные компетенции, которые могут быть использованы в системе. Всего в системе существует пять типов компетенций:
Администратор системы может добавлять, редактировать и удалять компетенции по мере необходимости.
Все типы компетенций можно условно разделить на две категории:
* Категория А: «Техническая область», «Проектная роль», «Грейд». * Категория Б: «Требования», «Обязанности». Эти компетенции связаны с «Технической областью».
Основной функционал данного раздела:
4.5.1. Добавление компетенции
В зависимости от выбранной компетенции, кнопка добавления новой компетенции будет иметь разное название.
«+Добавить техническую область»,
«+Добавить проектную роль»,
«+Добавить грейд»,
«+Добавить требование»,
«+Добавить обязанность».
А также окно добавления будет отличаться у компетенций из категории А и категории Б.
Для категории А - достаточно ввести лишь название.
Для категории Б необходимо выбрать «Техническую область», а далее описать ее.
4.5.2. Редактирование компетенции
В зависимости от вида компетенции будет меняться окно редактирования — аналогично тому, как это было в пункте 1, где мы рассматривали создание компетенции.
Чтобы отредактировать компетенцию, нужно в столбце «Действие» нажать на три точки, а затем выбрать кнопку «Редактировать» в появившемся окне.
4.5.3. Удаление компетенции
Чтобы удалить компетенцию, в столбце «Действия» нужно кликнуть на три точки и в появившемся окне выбрать кнопку «Удалить».
4.5.4. Просмотр компетенций
Чтобы увидеть список выбранных компетенций, нужно нажать на нужную нам категорию в левой части раздела. После этого в правой части экрана появится список выбранных компетенций.
У компетенций категории Б с названиями «Требования» и «Обязанности» помимо списка компетенций будет указана «Техническая область», к которой они относятся. В верхней части раздела будет расположен фильтр. Используя его, можно выбирать «Требования» и «Обязанности» определённой «Технической области». Сбросить фильтр - можно при помощи кнопки “Сбросить фильтр”.
Чтобы изменить порядок сортировки списка компетенций в каждой категории, наведите курсор мыши на название столбца. Появится стрелка, по которой нужно кликнуть.
Как и в других таблицах системы, в этом разделе есть возможность настроить отображение количества записей: 10, 25, 50 или 100. Кроме того, можно перемещаться между страницами, используя кнопки «Предыдущая» и «Следующая», а также кликая по номеру страницы.