SRM –Корпоративная информационная система (или её модуль), предназначенная для автоматизации SRM-стратегии компании, в частности, для повышения уровня управления и оптимизации закупочной деятельности, улучшения обслуживания клиентов компании путём выбора и правильной работы с поставщиками, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов.
1.3 Сокращения и обозначения
ИС – Информационная система
2. Назначение и цели системы
2.1 Назначение системы
Платформа для эффективной организации, поиска и управления IT-контрагентами.
2.2. Цели системы
Поиск контрагентов
Система рейтинга
Мониторинг прогрессов управление освоенным объемом в реальном времени
Инструменты планирования и контроля бюджетом
оптимизация расходов минимизация рисков в цепочке поставок
3. Функциональные характеристики
3.1 Регистрация и авторизация
3.1.1. Регистрация пользователя
Процесс регистрации ИТ-менеджера и Менеджера закупок осуществляется только администратором.
Регистрация Ресурсного менеджера осуществляется 2 способами:
Так же, как и регистрация ИТ-менеджера и Менеджера закупок, через Администратора.
Через специальную форму регистрации, которую Администратор отправляет пользователю.
Через специальную форму регистрация происходит самим пользователем, который регистрируется как Ресурсный Менеджер, порядок действий следующий:
Администратор направляет пользователю ссылку на форму регистрации.
Пользователь переходит по ссылке.
Вводить данные:
ФИО
Электронная почта
Мобильный номер телефона
Организационно-правовая форма
Сокращенное наименование компании
Загружает документы.
Кнопка «Отправить запрос на регистрацию».
После этого в разделе «Запросы на регистрацию» администратор увидит уведомление о новом запросе. Далее он может либо принять запрос. Это подтвердит регистрацию нового ресурсного менеджера в системе, и на указанный адрес электронной почты пользователя придёт письмо с логином и паролем для входа.
Также администратор может отклонить запрос. В этом случае он должен указать причину отказа и отправить отказ. После этого на указанный адрес электронной почты пользователя придёт письмо с информацией о причине отказа в регистрации нового ресурсного менеджера.
3.1.2. Авторизация пользователя
Для входа в систему «Ants» нужно сначала авторизоваться. Чтобы это сделать, нужно ввести корректный логин и пароль на главной странице системы. После успешной авторизации пользователь попадает в свой личный кабинет. Если логин или пароль были введены неверно, появится сообщение об ошибке.
3.1.3. Забыли пароль
Если пользователь забыл пароль, он может сбросить его и ввести новый. Для этого нужно перейти на страницу «Сбросить пароль».
Там нужно указать электронную почту, которую вы использовали при регистрации, а затем нажать кнопку «Сбросить пароль». После этого вам отправят письмо со ссылкой на форму для сброса пароля.
Перейдите по ссылке из письма на страницу «Сбросить пароль» и введите данные для нового пароля. После этого сохраните изменения, нажав кнопку «Обновить пароль».
3.1.4. Выход из системы
Чтобы выйти из системы, необходимо нажать на изображение профиля пользователя, которое находится в правом верхнем углу страницы. Откроется всплывающее окно с двумя кнопками: «Выйти» и «Настройка профиля». Для ресурсного менеджера также доступна кнопка «Настройка компании». При нажатии на кнопку «Выйти» произойдёт выход из системы.
Кроме того, выход из системы произойдёт автоматически, если администратор заблокирует учётную запись пользователя.
4. Ролевые модели
4.1. ИТ-менеджер
Роль ИТ-менеджера на проекте - это создание “Формирование Проектов”, “Формирование запросов”, “Формирование заявок”, “Согласование откликов”, “Согласование заявок”.
4.1.1. ИТ-менеджер
Для всех ролей в системе присутствует “Меню” с разделами и подразделами, для каждой роли кол-во и название разделов изменяется. Меню находится в левой части сайта. Чтобы открыть его полностью, нужно нажать на значок «Меню». Если же вам нужно лишь ненадолго увидеть меню, достаточно навести курсор мыши в левую часть страницы.
У ИТ-менеджера “Меню” содержит следующие разделы и подразделы:
Главная
Мои проекты
Запросы
– Запросы на ресурсы T&M – Запросы FIx Price
Заявки
– Заявки на ресурсы T&M – Заявки FIx Price
Справочники
Партнеры Компетенции
Помимо Меню, в каждом разделе в верхней части отображается информация о “Уведомлениях”, а также Фото и ФИО вашего профиля.
“Уведомления”, в этом разделе отображаются уведомления об изменениях в ваших данных, которые были внесены Администратором, а также информация о действиях Ресурсных менеджеров.
Чтобы ознакомиться с этими уведомлениями, нажмите на значок «колокольчик». Откроется небольшое окно с кратким описанием уведомлений. Чтобы узнать больше, перейдите в отдельный раздел, нажав на любое уведомление или кнопку «Показать все уведомления».
В этом разделе вы найдёте более подробную информацию о каждом уведомлении. Вы можете настроить отображение информации в разделе, выбрав количество записей: 10, 20, 50 или 100.
Переключать между записями можно с помощью кнопок «Предыдущая страница», «Следующая страница» или при нажатии на цифры страниц.
Чтобы очистить список уведомлений, нажмите кнопку «Очистить».
При нажатии на фото или ФИО профиля откроется окно с двумя вариантами: “Настройки профиля” или “Выйти”.
4.1.2. Главная
В этом разделе вы найдёте информацию о своих проектах и личных данных:
“Личные данные”. Здесь можно изменить свои ФИО, электронную почту, номер телефона, пароль и добавить или удалить фотографию профиля.
“Информация о проектах”. В этом разделе вы увидите список всех созданных проектов и информацию о количестве запросов в разных статусах. Отображение информации о проектах происходит в двух режимах: «Карточки» и «Таблица».
В режиме отображения «Карточки» созданные проекты представлены в виде визуализированных карточек с информацией о проекте. Кроме того, есть круговая диаграмма с запросами разных цветов. Каждый цвет отражает определённый статус запроса.
В режиме отображения «Таблица» созданные проекты представлены в виде таблицы. В таблице есть столбцы, которые отображают информацию о проекте и запросах, сделанных для этого проекта.
Основной функционал данного раздела:
4.1.2.1. Редактирование личных данных
Это можно сделать двумя способами:
Нажав на ФИО или фотографию профиля в правом верхнем углу системы, и выборе “Настройки профиля”.
Нажав на «карандаш» в правой верхней части раздела «Главная».
После чего откроется карточка пользователя.
Чтобы изменить фотографию в профиле, наведите курсор на своё изображение и выберите опцию «Сменить». Если вы хотите удалить фотографию, выберите кнопку «Удалить».
Чтобы изменить данные в поле «ФИО», нажмите по полю ввода и введите новые данные. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку «Сохранить».
Чтобы изменить адрес электронной почты, нажмите на значок карандаша. Затем в появившемся окне введите новый адрес электронной почты в поле «Укажите новый email» и повторите его в поле «Повторите email». После этого нажмите кнопку «Сохранить», чтобы сохранить изменения.
Чтобы изменить данные в поле «Мобильный номер телефона», нажмите по полю ввода и введите новые данные. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку «Сохранить».
Чтобы изменить пароль, нажмите на значок карандаша. В открывшемся окне заполните поля «Текущий пароль», «Новый пароль» и «Подтвердите пароль». Если вы забыли текущий пароль, воспользуйтесь кнопкой «Забыли пароль?». Чтобы увидеть вводимые символы, нажмите на «Глазик». После этого нажмите кнопку «Сохранить» для сохранения изменений.
Чтобы закрыть карточку профиля, нажмите на кнопку «X», «Отмена» или нажмите вне области карточки.
Чтобы все внесенные изменения сохранились нажмите кнопку “Сохранить”.
4.1.2.2. Создание нового проекта
Чтобы создать новый проект, нужно нажать кнопку «+Создать проект».
Затем вам нужно будет заполнить все обязательные поля: «Название», «Бюджет», «ID проекта», «Описание» и нажать кнопку «Сохранить».
Чтобы отменить создание, нажмите «X», «Отмена» или область за пределами карточки. Затем подтвердите действие, нажав кнопку «Продолжить» во всплывающей подсказке.
4.1.2.3. Просмотр информации о проектах
Информацию можно просматривать двумя способами: в виде «карточек» или в виде «таблицы». Чтобы переключиться между этими режимами, нужно просто нажать на соответствующую кнопку.
В режиме «Карточки» информация о проектах представлена в виде отдельных блоков. Для каждого запроса предусмотрен свой цвет, а также круговая диаграмма, отображающая соответствующую информацию.
В режиме «Таблица» информация о проектах представлена в виде таблицы, разделённой на строки и столбцы.
Если нажать на строку проекта в столбце «ID проекта» или «Название», откроется подробная информация обо всех запросах для этого проекта. Если нажать на строку проекта в столбце «Запросы на рассмотрении», то отобразится информация о запросах, находящихся в стадии рассмотрения. А при нажатии на строку проекта в столбце «Согласованные запросы» появится информация о запросах, которые уже прошли согласование. В каждой карточке с подробной информацией можно выбрать раздел: «T&M» или «Fix Price».
В обоих режимах можно просмотреть информацию по 10, 25, 50 и 100 записям.
Переключать между записями можно с помощью кнопок «Предыдущая страница», «Следующая страница» или при нажатии на цифры страниц.
4.1.3. Мои проекты
В этом разделе вы найдёте подробную информацию о проектах. Раздел представлен в виде таблицы, в которой содержится полная информация о каждом проекте.
Таблица разделена на две вкладки:
«Активные» — здесь перечислены все текущие проекты;
«Архив» — здесь хранятся архивы проектов, которые больше не актуальны и были закрыты.
В этом разделе вы можете создать новый проект. Кроме того, уже созданные проекты можно редактировать, отправлять в архив или просматривать полную информацию о них.
Основной функционал данного раздела:
4.1.3.1. Создание нового проекта
Чтобы создать новый проект, нужно нажать кнопку «+Создать проект».
Затем вам нужно будет заполнить все обязательные поля: «Название», «Бюджет», «ID проекта», «Описание» и нажать кнопку «Сохранить».
Чтобы отменить создание, нажмите «X», «Отмена» или область за пределами карточки. Затем подтвердите действие, нажав кнопку «Продолжить» во всплывающей подсказке.
4.1.3.2. Редактирование проекта
Чтобы внести изменения в данные созданного проекта, найдите его в таблице и в столбце «Действия» нажмите на три точки. Затем выберите опцию «Редактировать».
После того как вы откроете карточку проекта, внесите все необходимые изменения. Чтобы сохранить их, нажмите кнопку «Сохранить». Если вы передумали и не хотите сохранять изменения, нажмите на кнопку «X», «Отмена» или на область вне карточки проекта.
4.1.3.3. Отправить проект в архив
Чтобы отправить проект в архив, найдите его в таблице и в столбце «Действия» нажмите на три точки. После этого выберите опцию «В архив».
4.1.3.4. Просмотр проекта
Чтобы открыть карточку проекта для просмотра, найдите его в таблице и в столбце «Действия» нажмите на три точки. После этого выберите опцию «Открыть проект».
4.1.3.5. Восстановить проект из архива и сделать его активным
Чтобы восстановить проект, перейдите во вкладку “В архиве”, найдите его в таблице и в столбце «Действия» нажмите на три точки. После этого выберите опцию «Вернуть в активные».
4.1.3.6. Просмотр списка проектов в таблице
По умолчанию в таблице список проектов отсортирован по времени регистрации: от новых к старым. В таблице проектов есть следующие столбцы:
ID проекта
Название
Бюджет
Описание
Действия (в этом столбце отображаются кнопки взаимодействия с проектами)
Для каждого столбца, кроме столбца «Действия», вы можете изменить порядок сортировки, по алфавиту и от большего к меньшему. Для этого наведите курсор мыши на нужный столбец и кликните по появившейся стрелке.
В таблице есть две вкладки: «Активные». и «В архиве».
Для удобства отображения есть возможность выбрать, сколько записей будет отображаться: 10, 25, 50 или 100.
Чтобы перейти к другой странице, используйте кнопки «Предыдущая» и «Следующая», а также номера страниц.
Поиск проекта.
Происходит при помощи ввода в строку поиска. После ввода символов поиск осуществляется по всем столбцам из таблицы пользователей.
4.1.4 Запросы
В этом разделе вы найдёте всю необходимую информацию о запросах. Для оказания услуг по проекту, нужно создать запрос. После этого вы сможете отредактировать его, отправить в архив, приостановить или создать черновик, который позже можно будет преобразовать в активный запрос. Когда ресурсный менеджер видит запрос, который входит в его компетенцию, он анализирует его и, если готов предоставить услуги, оставляет свой отклик. Если ИТ-менеджера всё устраивает, он формирует заявку.
Запросы делятся на 2 подраздела:
Запрос на ресурсы T&M
Запрос Fix Price
Основные различия между разделами, связаны с работой с таблицей, и формой, в которой создаётся запрос.
Таблица разделена на три вкладки:
«Все запросы» — в этой вкладке отображаются все созданные запросы;
«Активные» — здесь отображаются только активные запросы;
«Архив» — в этой вкладке можно увидеть запросы, которые больше не актуальны и были закрыты.
Основной функционал данного раздела:
4.1.4.1. Создание запроса
Чтобы создать новый запрос, нужно нажать кнопку «+Создать запрос».
Затем, в зависимости от того, в каком разделе вы находитесь — T&M или Fix Price, — вам нужно будет заполнить все обязательные поля и нажать кнопку «Создать запрос».
4.1.4.2. Создание черновика запроса
Чтобы создать черновик запроса, выполните все те же действия, что и для создания обычного запроса. На последнем этапе нажмите кнопку «Сохранить как черновик». После этого вы сможете в любой момент активировать черновик как новый запрос.
4.1.4.3. Просмотр запроса
Чтобы просмотреть созданный запрос, найдите его в таблице. В столбце «Действия» нажмите на три точки и выберите пункт «Открыть».
Откроется карточка запроса с подробной информацией о нем.
У запроса 2 вкладки:
«Информация» — раздел, где собрана вся информация о запросе. (У запроса Fix Price во вкладке «Информация» будет прикреплён документ, который можно открыть и скачать. Чтобы его просмотреть, достаточно кликнуть по нему.)
«Отклики» — раздел, где можно найти всю информацию об откликах ресурсных менеджеров. Здесь также можно посмотреть и скачать предоставленные резюме.
Чтобы просмотреть резюме, достаточно кликнуть по нему в столбце «Резюме».
4.1.4.4. Редактирование данных в уже созданном запросе или в черновике запроса
Чтобы изменить данные в запросе, который вы создали или добавили в черновики, найдите его в таблице. В столбце «Действия» нажмите на три точки и выберите пункт «Редактировать».
Чтобы сохранить внесённые изменения, нажмите на кнопку «Сохранить». Если вы хотите отменить изменения, нажмите на кнопку «Отмена» или «X», а также вы можете отменить изменения, нажав в любом месте за пределами карточки запроса.
4.1.4.5. Создание запроса по шаблону
Чтобы создать новый запрос, основываясь на уже существующем, нужно найти интересующий вас запрос в списке. Затем в столбце «Действия» этого запроса необходимо нажать на три точки и выбрать опцию «Создать по шаблону».
После этого перед вами появится карточка запроса. Все обязательные поля будут заполнены так же, как в запросе, который вы использовали в качестве шаблона. Вам нужно будет ввести ID и выбрать, как и при создании шаблона: создать новый запрос или сохранить его как черновик.
4.1.4.6. Отправка запроса в архив
Чтобы отправить устаревший или неактуальный запрос в архив, нужно найти его в списке запросов, затем в столбце «Действия» нажать на три точки и выбрать пункт «В архив».
4.1.4.7. Формирование заявки
Чтобы сформировать заявку, нужно, чтобы хотя бы один ресурсный менеджер оставил свой отклик. После этого необходимо перейти в карточку запроса, во вкладку «Отклики», принять отклик и нажать кнопку «Сформировать заявку». Затем нужно выбрать компанию, исполнителя, заполнить обязательные поля и нажать кнопку «Далее». После этого заявка будет сформирована.
4.1.4.8. Приостановка запроса
Если вы просматриваете запрос, который ещё не согласован, вы можете приостановить его выполнение. Для этого нажмите кнопку «Приостановить». После этого ресурсные менеджеры не смогут работать с этим запросом, но ИТ-менеджер сможет создать новый запрос на основе приостановленного.
4.1.4.9. Просмотр списка запросов в таблице.
По умолчанию в таблице список запросов отсортирован по времени регистрации: от новых к старым. В таблице запросов есть следующие столбцы:
Для запроса T&M: ID запроса, Название, Статус, Количество специалистов, Проект, Дата создания, Отклики, Тип, Действия (в этом столбце отображаются кнопки взаимодействия с запросами).
Для запроса Fix Price: ID запроса, Название, Статус, Проект, Дата создания, Отклики, Сроки предоставления КП, Действия (в этом столбце отображаются кнопки взаимодействия с запросами).
Для каждого столбца, кроме столбца «Действия», вы можете изменить порядок сортировки, по алфавиту и от большего к меньшему. Для этого наведите курсор мыши на нужный столбец и кликните по появившейся стрелке.
В таблице есть три вкладки: «Все запросы», «Активные» и «В архиве».
Для удобства отображения есть возможность выбрать, сколько записей будет отображаться: 10, 25, 50 или 100.
Чтобы перейти к другой странице, используйте кнопки «Предыдущая» и «Следующая», а также номера страниц.
Поиск запроса.
Происходит при помощи ввода символов строку поиска. После ввода символов поиск осуществляется по всем столбцам из таблицы запросов.
Фильтр списка запросов:
К списку запросов в таблице можно применять как 1 из фильтров, так и несколько одновременно, для того чтобы сбросить фильтры необходимо кликнуть кнопку “Сбросить фильтры”.
“По статусу”
Происходит с помощью строки с фильтром «Фильтровать по статусу». Если нажать на эту строку, появится выпадающий список со всеми статусами которые могут быть у запроса.
“По проекту”
Происходит с помощью строки с фильтром «Фильтровать по проекту». Если нажать на эту строку, появится выпадающий список со всеми созданными проектами для ИТ-менеджера.
“По Типу” (отсутствует в подразделе Fix Price)
Происходит с помощью строки с фильтром «Фильтровать по Типу». Если нажать на эту строку, появится выпадающий список: “Новые работы” и “Продление”.
“Сбросить Фильтры”
Кнопка при помощи которой сбрасываются все примененные фильтры.
Когда ресурсный менеджер оставляет отклик, в соответствующем разделе «T&M» или «Fix Price» в меню появляется индикатор, который подсвечивает новые отклики и показывает их количество.